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Bewusster leben und lieben

Stellenbeschreibung Leitung „Seminarorganisation w/m“

Der Schwerpunkt der Arbeit ist die Organisation und das Controlling der gesamten Seminarverwaltung.

Wir suchen ein Organisationstalent, das wirklich Spaß am Organisieren hat und Entscheidungen treffen kann. Vier Mitarbeiterinnen sind in der Seminarorganisation tätigt, die alle von Zuhause aus über einen Remotezugang mit der einheitlichen Organisationsoftware OfficeWare arbeiten. Als Leitung der Seminarorganisation stimmen Sie die Aufgaben und Arbeitszeiten der Mitarbeiter untereinander ab und pflegen die sozialen Kontakte bei regelmäßigen Treffen in Buchenberg. Wir erwarten einen guten Blick für´s Detail, Genauigkeit und Überblick über alle Organisationsabläufe.

 

Folgende Tätigkeiten sind am PC mit einem Organisationsprogramm zu bearbeiten:

– E-Mails an Mitarbeiter verteilen
Eingehende E-Mails als Aufgaben an die Mitarbeiter verteilen
– Terminplanungen für die Seminare
Seminartermine planen und mit SeminarleiterInnen und Seminarhäusern abstimmen
– Zahlungserinnerungen und Guthaben überwachen
Zahlungsverkehr und Mahnwesen überwachen, Entscheidungen über Guthaben treffen
– Organisationsstrukturen prüfen und ergänzen
Mustervorlagen prüfen, Textbausteine prüfen und ergänzen
– Seminare organisatorisch abwickeln
Teilnehmerlisten erstellen, E-Mail-Versand-Liste erstellen, Erinnerungen und Zahlungserinnerungen organisieren
– Fragen zu Seminaren bearbeiten
Fragen zu Seminarinhalten mit den Trainern abstimmen und beantworten
– Anfragen zu Seminarkatalogen überwachen
Aufgaben delegieren: Adresse erfassen, E-Mail-Bestätigung verschicken, Word-Dokument vorbereiten
– Seminaranmeldungen überwachen
Aufgaben delegieren: Adresse erfassen, E-Mail-Bestätigung verschicken, Word-Anmelde-Dokument vorbereiten
– Antwort-E-Mails mit Fragen zu den Seminarhäusern und Seminaren vorbereiten
Antworten zu Fragen zu den Seminarhäusern, Zimmerbuchungen, etc. vorbereiten
– Überwachung und Organisation der Buchhaltungsbelege (Buchhaltung ist extern)
Monatliche Abgabe der Belege und der Kassenübersicht

 

Zeitumfang

Die Arbeitszeit umfasst ca. 40-80 Stunden pro Monat. Die tägliche Arbeitszeit beträgt 2-4 Stunden, je nach Organisationsbedarf. Die Arbeit kann weitgehend von Zuhause am eigenen PC erfolgen. Alle ein bis zwei Wochen sind die Arbeiten in unserem Büro in Buchenberg zu erledigen.

 

Voraussetzungen und Kenntnisse

Da ein Großteil der Arbeit von Zuhause aus am PC gemacht werden kann, ist ein eigener PC mit Internet-Zugang erforderlich. Fundierte Erfahrungen in WORD und grundlegende Windows-Kenntnisse sind notwendig. Die Schulung für das Organisationsprogramm OfficeWare und gründliche Einarbeitung erfolgt durch uns. Beherrschung des Zehnfingersystems ist von Vorteil. Selbständiger E-Mail-Verkehr und sehr gutes Deutsch.

 

Stellenbewerbung

Wir möchten Sie bitten, sich ausführlich auf unserer WEB-Seite über unsere Arbeit zu informieren. Wenn die Stellenbeschreibung ihren Vorstellungen entspricht und Sie ein gutes Gefühl zu den Seminaren haben, dann möchten wir Sie bitten uns Ihre Stellenbewerbung zuzusenden an:

E-Mail: bewerbung@bewusster-lieben.de

Wir bestätigen Ihnen dann baldmöglichst den Eingang der Bewerbung und setzen uns dann mit Ihnen per E-Mail in Verbindung.